Informace o rozsahu a způsobech zpracování osobních údajů zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání

Informační memorandum o rozsahu a způsobech zpracování osobních údajů zaměstnanců, bývalých zaměstnanců Úřadu vlády České republiky a uchazečů o zaměstnání podle obecného nařízení o zpracování osobních údajů

Informační memorandum jsou informace uveřejňované pro plnění povinnosti stanovené v článcích 12 až 22 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále též („GDPR“)

Identifikace správce údajů

Úřad vlády ČR, nábřeží Edvarda Beneše 4, 118 01 Praha 1 – Malá strana, IČ: 00006599, je ústředním orgánem státní správy. Působnost Úřadu vlády ČR je stanovena zákonem č. 2/1969 Sb., o zřízení ministerstev a jiných ústředních orgánů státní správy ČR, ve znění pozdějších předpisů (často bývá označen jako tzv. kompetenční zákon). Úřad vlády ČR podle tohoto zákona plní úkoly spojené s odborným, organizačním a technickým zabezpečením činnosti vlády ČR a jejích orgánů.

Činnost úřadu je možno rozdělit podle příjemců jeho služeb. V prvé řadě úřad poskytuje služby vládě jako celku. Dále Úřad vlády ČR zajišťuje podmínky pro práci odborných útvarů předsedy vlády a případně členů vlády, kteří nedisponují vlastním úřadem. V neposlední řadě úřad zabezpečuje chod tzv. poradních a pracovních orgánů vlády jako jsou Legislativní rada vlády, Bezpečnostní rada státu, Rada vlády ČR pro lidská práva apod.

Vzájemná důvěra mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem je založena na každodenním transparentním a korektním jednání, jehož součástí je i toto informační memorandum. Při zpracování osobních údajů našich zaměstnanců a/nebo zaměstnanců potenciálních či zaměstnanců bývalých postupujeme vždy v souladu s respektem k soukromí jednotlivce a v souladu s platnou legislativou.

Tento dokument může být průběžně měněn. Aktuální verze je vždy zveřejněna na našich webových stránkách. Toto informační memorandum mohou doplňovat a upřesňovat bližší informace zveřejněné nebo poskytnuté ke specifickým zpracováním.

Komu je určeno informační memorandum

Toto informační memorandum je určeno pro:

• uchazeče o zaměstnání;
• kandidáty – zaměstnance české státní správy na pozice národních expertů (SNE) a stážisty v rámci Programu profesionálních stáží pro národní experty (NEPT) do institucí EU;

• současné zaměstnance podle zákoníku práce a státní zaměstnance podle zákona o státní službě;
• bývalé zaměstnance.

Pro větší přehlednost textu je v rámci tohoto informačního memoranda dále pro všechny výše uvedené skupiny používán výraz „zaměstnanec“.

I. Jak mohu podat žádost o výkon svých práv podle gdpr?

V případě písemné komunikace uveďte na obálku poznámku „OSOBNÍ ÚDAJE“

II. Které osobní údaje o mně úřad vlády čr (dále jen úřad) zpracovává?

Údaje sdělené v rámci výběrového řízení

• Identifikační údaje - jméno, příjmení, tituly, datum narození, adresa trvalého pobytu.

• Kontaktní údaje – telefonní číslo, e-mailová adresa, korespondenční adresa.
• Životopis a motivační dopis – údaje o Vašem vzdělání, pracovních zkušenostech, jiných dovednostech a důvodů pro práci v Úřadu.
• Výpis z rejstříku trestů.
• Státní příslušnost.
• Pracovní reference – případná hodnocení či doporučení od předchozích zaměstnavatelů, včetně údajů vzešlých z jejich ověření.
• Další údaje získané z osobních či telefonických rozhovorů s Vámi.
• Údaje získané z případných zkoušek či testů, které jste absolvoval/a v rámci výběrového řízení.
• Informace, které se dobrovolně rozhodnete sdílet s Úřadem v rámci výběrového řízení - například Úřad nevyžaduje od uchazečů o zaměstnání zaslání fotografie, někteří uchazeči však svou fotografii zašlou jako součást svého životopisu.

Údaje zpracovávané o zaměstnancích

Kromě výše uvedených údajů sdělených v rámci výběrového řízení se jedná zejména o:

• Identifikační údaje – případné rodné příjmení, předchozí příjmení, místo narození, rodinný stav.
• Údaje týkající se vzdělání – diplomy, osvědčení o jazykové zkoušce apod.
• Údaje potřebné pro zpracování platové agendy a povinných odvodů - rodné číslo (ID zdravotního pojištění u cizinců), číslo bankovního účtu, kód banky a název banky pro zasílání platu; jméno, příjmení, titul a adresa trvalého pobytu Vašeho manžela/ manželky/ registrovaného partnera či registrované partnerky; jména, příjmení a datum narození Vašich dětí; informace o tom, zda uplatňujete nárok na daňové zvýhodnění (včetně kopií rodných listů Vašich dětí a potvrzení druhého z manželů, že nárok na daňové zvýhodnění neuplatňuje, u zletilých dětí potvrzení o studiu); informace o tom, zda jste v invalidním (pokud ano, tak kterého stupně) či starobním důchodu anebo držitelem průkazu ZTP/P včetně data vznesení nároku; údaje o platech; údaje o dovolených a o osobním volnu; údaje o cestovném/výdajích; záznamy o využívání služebního mobilního telefonu, pokud Vám byl přidělen; záznamy o pohybu služebního vozidla, pokud Vám bylo přiděleno.
• Údaje o docházce.
• Informace o služebním hodnocení státního zaměstnance a případných kárných řízeních nebo o porušení povinností zaměstnanců vyplývajících z pracovně právních předpisů
• Výpis z rejstříku trestů.
• Údaje o absolvovaných školeních.
• Údaje o úřednické zkoušce.
• Údaje shromažďované bezpečnostními systémy – záznamy z kamerového systému.
• Údaje monitorující používání svěřeného IT vybavení.
• Další údaje, které se dobrovolně rozhodnete sdílet – např. Vaše komentáře k událostem zveřejňovaným v prostředí Intranetu.
• Fotografie – v případě, že nám k jejich pořízení a zpracování k externímu využití dáte souhlas.
• Výsledky povinných pracovně lékařských prohlídek.

III. Zákonnost zpracování osobních údajů

Které právní důvody pro zpracování osobních údajů Úřad používá?

Vzhledem k postavení Úřadu jako zaměstnavatele a účelům, pro které v souvislosti s tím Vaše osobní údaje zpracovává, jsou právními důvody pro zpracování osobních údajů především

• splnění smlouvy uzavřené Úřadem s Vámi či pro provedení opatření před uzavřením této smlouvy na základě Vaší žádosti,
• splnění právní povinnosti Úřadu,
• oprávněný zájem Úřadu,
• případně Váš souhlas.

Ke zpracování osobních údajů je potřeba Váš souhlas pouze v případě, že Úřad nemá pro zpracování jiný právní důvod.

Jak Úřad mé osobní údaje získává?

Úřad zpracovává osobní údaje, které

• jste mu sám/sama sdělil/a,
• vznikají v rámci Vaší pracovní činnosti či výkonu služby pro Úřad.

IV. Za jakými účely úřad moje osobní údaje zpracovává?

Účel zpracování: Výběrové řízení zaměstnanců na nové či uvolněné pracovní pozice nebo služební místa

• Právní důvod: Plnění právní povinnosti
• Zákoník práce
• Zákon o státní službě
• Kompetenční zákon

Účel zpracování: Příprava pracovní smlouvy či rozhodnutí o přijetí do služebního poměru, případně změny v průběhu zaměstnání či změny služebního poměru

• Bližší popis: Pracovní poměr se zakládá písemnou pracovní smlouvou, do služebního poměru se uchazeč přijímá rozhodnutím služebního orgánu. V průběhu pracovního či služebního poměru může dojít ke změně.
• Právní důvod:  Plnění právní povinnosti
• Zákoník práce
• Zákon o státní službě
• Plnění smlouvy, kterou jste s Úřadem uzavřel/a

Účel zpracování: Zúčtování platů, povinných odvodů a cestovních náhrad

• Bližší popis: Plat Vám náleží na základě zákona. Úřad zajišťuje každý měsíc výplatu čistého platu ve výši, která Vám náleží včetně případných příplatků, odměn či cestovních náhrad apod., po odečtení povinných odvodů či srážek. V případě, že bude existovat vykonatelné rozhodnutí o srážkách z Vašeho platu (např. z důvodu exekuce na Váš majetek) je Úřad povinen Vaše osobní údaje zpracovávat, aby takovému rozhodnutí vyhověl.
• Právní důvod: Plnění právní povinnosti
• Zákoník práce a prováděcí právní předpisy
• Zákon o státní službě
• Zákon o daních z příjmů
• Zákon o zdravotním pojištění
• Zákon o pojistném na veřejné zdravotní pojištění
• Zákon o sociálním zabezpečení
• Zákon o nemocenském pojištění
• Vyhláška o cestovních náhradách
• Občanský soudní řád

Účel zpracování: Evidence docházky

• Bližší popis: Elektronické turnikety u vstupů do budov, užívaných Úřadem, zaznamenávají příchod a odchod zaměstnanců do zaměstnání či do služby.
• Právní důvod: Plnění právní povinnosti
• Zákoník práce
• Zákon o státní službě

Účel zpracování: Evidence čerpání dovolené nebo osobního volna

• Bližší popis: Úřad musí evidovat a plánovat dovolenou a osobní volno zaměstnanců.
• Právní důvod: Plnění právní povinnosti
• Zákoník práce
• Zákon o státní službě
• Kolektivní smlouva, Kolektivní dohoda
• Plnění smlouvy, kterou jste s námi uzavřel/a

Účel zpracování: Účetní a daňová agenda

• Bližší popis: I Úřad musí vést účetnictví a platit daně. Vaše osobní údaje tedy v nezbytném rozsahu zpracovává za účelem splnění této povinnosti.
• Právní důvod: Plnění právní povinnosti
• Zákon o účetnictví
• Zákon o daních z příjmů

Účel zpracování: Zajištění vnitřní a vnější elektronické komunikace

• Bližší popis: Zaměstnancům Úřadu je zřízena e-mailová adresa na doméně @vlada.cz. Tyto e-mailové schránky jsou určeny pouze k vyřizování komunikace související s výkonem zaměstnání či služby pro Úřad.
• Právní důvod: Plnění právní povinnosti

Účel zpracování: Vnitropodniková komunikace

• Bližší popis: Pokud se rozhodnete udělit souhlas, můžeme Úřad o Vás zpracovávat i některé další osobní údaje za účelem vzájemné komunikace mezi pracovníky Úřadu (například údaje o Vašich sportovních výkonech v rámci pořádaných akcí).
• Právní důvod: Vámi udělený souhlas

Účel zpracování: Administrace školení a kurzů

• Bližší popis: Úřad podporuje osobnostní a kvalifikační rozvoj svých zaměstnanců kromě jiného tím, že umožňuje účast na odborných školeních, kurzech či seminářích. V některých případech může být absolvování školení dokonce zákonným požadavkem.
• Právní důvod: Plnění právní povinnosti, Oprávněný zájem Úřadu
• Zákoník práce
• Zákon o státní službě
• Zákon o požární ochraně

Účel zpracování: Pracovně lékařské prohlídky

• Bližší popis: Pracovně lékařské prohlídky v rozsahu a termínech stanovených právními předpisy jsou opatřením sloužícím k ochraně zdraví zaměstnanců.
• Právní důvod: Plnění právní povinnosti
• Zákoník práce
• Zákon o státní službě
• Zákon o specifických zdravotních službách
• Zákon o ochraně veřejného zdraví
• Vyhláška o pracovně lékařských službách

Účel zpracování: Administrace zaměstnaneckých benefitů

• Bližší popis: Svým zaměstnancům nabízí Úřad řadu benefitů. V rámci jejich zajišťování dochází ke zpracování osobních údajů. Jde o činnosti jako např. kalkulace počtu stravenek či stravného.
• Právní důvod: Oprávněný zájem Úřadu

Účel zpracování: Sporná agenda: určení, výkon nebo obhajoba našich právních nároků

• Bližší popis: V případě sporu mezi smluvními stranami, který se nepodaří vyřešit vzájemnou dohodou, bude spor předložen k řešení soudu nebo příslušnému orgánu. Úřad použije v tomto případě pro ochranu svých práv v nezbytném rozsahu i Vaše osobní údaje.
• Právní důvod: Plnění právní povinnosti

Účel zpracování: Zajištění bezpečnosti

• Bližší popis: Za účelem zajištění bezpečnosti osob a majetku je ve vybraných prostorách vně i uvnitř některých budov Úřadu instalován kamerový systém, a to tak, aby neporušoval právo na soukromí a důstojnost zaměstnanců.
• Právní důvod: Oprávněný zájem Úřadu

V. Jakými způsoby úřad moje osobní údaje zpracovává?

Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i automatizovaně v elektronických informačních systémech, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení.

Zpracovávané osobní údaje jsou pod stálou fyzickou a elektronickou kontrolou. Pro maximální bezpečnost jsou stanoveny odpovídající kontrolní, technické a bezpečnostní postupy. Osoby, které přicházejí do kontaktu s osobními údaji, jsou vázány povinností mlčenlivosti.

Některá dílčí zpracování Úřadu jsou založena na souhlasu subjektu údajů, který je před udělením souhlasu předepsaným způsobem informován.

VI. Která práva mohu v souvislosti se zpracováním osobních údajů u úřadu uplatnit?

Máte právo na přístup k osobním údajům, které se Vás týkají, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, vznesení námitky proti zpracování a na přenositelnost osobních údajů.

Výkon těchto práv je bezplatný. V případě, že by Vaše žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že by se opakovaly, můžeme Vám uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo odmítnout Vaší žádosti vyhovět.

Lhůta pro vyřízení Vaší žádosti je 1 měsíc. V případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí můžeme tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. Využití možnosti prodloužit lhůtu pro vyřízení Vaší žádosti jsme povinni Vám oznámit a řádně odůvodnit.

Právo na přístup – informace o tom, které Vaše osobní údaje a jakým způsobem zpracováváme, komu je předáváme atd., najdete v tomto informačním memorandu. Pokud uplatníte právo na přístup, poskytneme Vám individualizovaný přehled osobních údajů, které o Vás zpracováváme.

Právo na opravu – pokud zjistíte, že o Vás zpracováváme nepřesné údaje, máte právo žádat jejich opravu.

Právo na výmaz – pokud se budete domnívat, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně, máte právo žádat jejich výmaz. Upozorňujeme, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme z důvodu:

• plnění naší právní povinnosti,
• plnění pracovní smlouvy, kterou jsme spolu uzavřeli,
• určení, výkonu nebo obhajobě našich právních nároků, či
• pro účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely,

nemůžeme vymazat, i když o to požádáte.

Právo na omezení zpracování – při výkonu tohoto práva dochází k dočasnému omezení zpracování dotčených osobních údajů. Zpracování osobních údajů omezíme v následujících případech:

• popíráte přesnost osobních údajů, než dojde k rozhodnutí, zda správné jsou či nikoli,
• pokud bychom Vaše osobní údaje zpracovávali bez dostatečného právního základu, ale Vy místo výmazu těchto údajů budete žádat omezení jejich zpracování,
• pokud bychom Vaše osobní údaje již nepotřebovali pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy byste je požadoval/a pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
• pokud byste vznesl/a námitku proti zpracování osobních údajů. Po dobu vyhodnocení oprávněnosti vznešené námitky jsme povinni zpracování předmětných osobních údajů omezit.

Právo na vznesení námitky proti zpracování – pokud je právním základem zpracování Vašich osobních údajů náš oprávněný zájem (viz výše), můžete z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace podat námitku proti takovému zpracování.

V takovém případě nebudeme Vaše osobní údaje dále pro daný účel zpracovávat, ledaže bychom prokázali závažné oprávněné důvody pro zpracování, které by převažovaly nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo na přenositelnost osobních údajů – pokud je právním základem zpracování Vašich osobních údajů souhlas nebo plnění smlouvy, můžete žádat o přenesení Vašich osobních údajů. Poskytneme Vám osobní údaje, které se Vás týkají a které jste nám poskytnul/a ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Právo na odvolání souhlasu - Váš souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu - můžete podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů (dále jen „ÚOOÚ“), který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111 (ústředna). ÚOOÚ provozuje internetové stránky: www.uoou.cz, na kterých najdete více informací o tom, s čím a jak Vám ÚOOÚ může pomoci.

Jak mohu svá výše uvedená práva uplatnit - obraťte se na nás prostřednictvím některého z výše uvedených kontaktů.

VII. Jak dlouho úřad moje osobní údaje zpracovává?

Vaše osobní údaje Úřad zpracovává zásadně po dobu trvání Vašeho pracovního nebo služebního poměru u Úřadu. Po skončení Vašeho pracovního nebo služebního poměru u Úřadu jsou dále uchovávány pouze ty osobní údaje, které je povinen uchovávat na základě právních předpisů (tedy v některých případech po dobu až 30 let), nebo jejichž uchování je nezbytné pro případnou obranu zájmů Úřadu v případě sporu.

Osobní údaje, které Úřad zpracovává na základě Vašeho souhlasu, jsou zpracovávány po dobu, na kterou jste souhlas udělil/a, resp. do okamžiku, než svůj souhlas odvoláte.

V souladu se zásadou minimalizace Úřad zpracovává pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro daný účel, a uchováváme je po nezbytně nutnou dobu, po jejímž uplynutí jsou osobní údaje vymazány nebo anonymizovány.

VIII. Komu dalšímu umožňuje úřad přístup k mým osobním údajům?

Úřad Vaše osobní údaje zásadně nesdílí s jinými správci osobních údajů, ledaže by k takovému předání byl povinen či oprávněn na základě právního předpisu nebo svého oprávněného zájmu nebo byste k tomu udělili souhlas.

Pro sdílení osobních údajů se zpracovateli osobních údajů není Váš souhlas třeba. U subjektů, které se mají stát zpracovateli osobních údajů, dbáme na to, aby dodržovaly odpovídající technická a organizační bezpečnostní opatření. S každým subjektem, který by se v rámci své činnosti pro Úřad mohl stát zpracovatelem osobních údajů, které Úřad spravuje, je uzavřena písemná smlouva o zpracování osobních údajů a tento zpracovatel je s osobními údaji oprávněn nakládat pouze na základě smlouvy, doložených pokynů Úřadu, v nezbytně nutném rozsahu pro sjednané účely a po sjednanou dobu.

Do některých našich činností může Úřad zapojovat třetí subjekty – smluvní partnery. V závislosti na charakteru dané činnosti může dojít ke zpracování Vašich osobních údajů tímto subjektem v postavení zpracovatele nebo správce osobních údajů.

Některé Vaše osobní údaje může Úřad sdílet bez Vašeho souhlasu se třetími osobami (např. zdravotní pojišťovny, úřady práce, orgány sociálního zabezpečení apod.) za účelem plnění zákonem stanovených povinností, popřípadě výkonu rozhodnutí.

Údaje o zaměstnancích Úřadu zásadně nezveřejňujeme, ledaže:

• jsme k tomu povinni na základě právních předpisů,
• je to v oprávněném zájmu Úřadu, který převažuje nad zájmem Vaším, nebo
• k tomu máme Váš souhlas.

IX. Jsou moje osobní údaje zpracovávány v zahraničí?

V rámci Evropské unie platí režim volného pohybu osobních údajů a pro jejich případné zpracování se uplatní stejná pravidla jako v České republice.

X. Seznam některých dotčených právních předpisů

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů: Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)

Občanský soudní řád: Zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů

Vyhláška o pracovně lékařských službách: Vyhláška č. 79/2013 Sb., o pracovně lékařských službách a některých druzích posudkové péče, ve znění vyhlášky č. 436/2017 Sb.

Zákon o daních z příjmů: Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů

Zákon o nemocenském pojištění: Zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů

Zákon o ochraně osobních údajů: Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění  pozdějších předpisů

Zákon o pojistném na veřejné zdravotní pojištění: Zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů

Zákon o požární ochraně: Zákon České národní rady č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, ve znění pozdějších předpisů

Zákon o sociálním zabezpečení: Zákon České národní Rady č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů

Zákon o specifických zdravotních službách: Zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, ve znění pozdějších předpisů

Zákon o účetnictví: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

Zákon o zdravotním pojištění: Zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, ve znění pozdějších předpisů

Zákoník práce: Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

Zákon o státní službě: Zákon č. 234/2014 Sb., o státní službě, ve znění pozdějších předpisů

Správní řád Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů

Kolektivní smlouva 2021, Kolektivní dohoda 2021